企业合规师手之册四：在职阶段工作流程（公司劳动人事、人力资源管理）
在职阶段工作流程
一、???在职阶段人事管理的目的
在职阶段的人事管理主要围绕着，维护稳定的工作和生产秩序进行。通过?公司的社会保障、薪资福利、休假制度给员工提供正向激励，激发员工的积极?性。通过相应的考核、纪律管理等使公司的每个成员，都了解其职责、职责范?围及与他人的工作关系。从而营造稳定有序，奖惩得当的工作环境。
二、???在职阶段人事管理基本流程
(一)???员工转正管理
1、员工符合录用条件。
员工试用期结束后，?符合录用条件的应当填写《试用期转正评估审批?表》，各部门签字后，员工正式转正。
2、员工不符合录用条件。
试用考察期内，对于工作表现不佳，不符合录用条件的员工，人事部门注?意按照《试用期录用条件确认书》中所列事项及标准，对员工的工作情况做好?以下存证工作：
考勤证据；
未完成工作任务证据；
不服从工作安排证据；
员工自我工作表现评估及直属领导对其工作表现的评估材料。
留存证据后，人事部门可以在试用期届满之前通知员工，与员工解除劳动
关系。
(二)???员工工作时间与休假管理
1、工作时间及加班
1.1工作时间
施行标准工时制的单位，?工作时间为每日工作时间不超过八小时、平均每?周工作时间不超过四十四小时，工作时间要符合以下几点要求：
***.用人单位应保证劳动者每周至少休息?1?日；
B.因生产经营需要，经与工会和劳动者协商，一般每天延长工作时间不得?超过?1?小时；
C.特殊原因每天延长工作时间不得超过?3?小时；
D.每月延长工作时间不得超过?36?小时。
施行其它工时制度的单位(如综合计算工时制度、不定时工时制度等)，?合规师根据用人单位实际情况为其设计方案。
法律风险提示：
《劳动保障监察条例》第?25?条第二十五条??用人单位违反劳动保障法律、?法规或者规章延长劳动者工作时间的，由劳动保障行政部门给予警告，责?令限期改正，并可以按照受侵害的劳动者每人?100?元以上?500?元以下的标?准计算，处以罚款。
加班时间不得超过法定最高标准，日不得超过?3?小时，月不得超过?36?小?时，否则可能使公司被行政主管部门处罚。
1.2加班
(1)?建立加班审批制度
员工若加班，需要填写《加班申请单》?、《加班确认单》?，便于用人单位?对员工的加班时间、加班工作成果进行管理。
若填写《加班申请单》的员工为“三期女职工”，该加班申请单用人单位?不应当批准。
(2)?加班费的处理
***.加班费的计算
加班费的计算基数*加班时间(扣除调休)?*工资系数=员工当月加班费?加班费的计算基数：在《劳动合同》中约定。
加班时间的确定：依据《加班申请单》批复情况计算。?工资系数：
工作日加班?1.5?倍；
双休日加班?2?倍，休息日加班，如果用人单位调休的，可以不支付加班?费；
法定节假日加班?3?倍，无论调休与否都必须支付加班费。
B.加班费的发放
在工资单中单列“加班费”项目。
C.加班后安排调休
休息日(周六日)安排工作可安排调休，员工需要填写《调休表》。
D.加班的举证责任
劳动者在劳动争议证主张加班费，举证责任在劳动者，比如公司群内发布?的《加班通知》、公司?O***?的加班申请等，都可以作为劳动者加班的证据。
1.3考勤管理
月度考勤结束后，人力资源管理部门应当就当月员工考勤情况制作《考勤?确认表》向员工送达。(可选择以邮件方式)
2、员工假期管理
2.1假期类别
(1)?法定假
假期 放假时间
元旦 法定假日为?1?月?1?日
春节 法定假日为农历除夕、正月初一、初二
清明节 法定假日为农历清明当日
劳动节 法定假日为?5?月?1?日
端午节 法定假日为农历端午当日
中秋节 法定假日为农历中秋当日
国庆节 法定假日为?10?月?1?日、?2?日、?3?日
如国家对法定休假日有调整，则按国务院当年公布的最新法定节假日放假?标准执行。
(2)?年假
***.主体
连续工作满?12?个月以上的，可以享受年假。
必须使连续工作满?12?个月以上，关于连续工作的理解，各地以及司法实践?当中有差异，有的法院认为是工作不能间断，不能中断(深圳)，也有的法院?认为可允许工作间断不超过?1?个月。
连续工作不限于本单位，可以是上家单位+本单位，连续工作满?12?个月。
B.休假天数
工作年限 享受休假天数
1?年≤累计工作＜10?年 5?天
10?年≤累计工作＜20?年 10?天
20?年≤累计工作 15?天
C.年假休假安排
参考职工本人意见，公司可统一安排休年假，例如春节假期当中增加年休?假，提前放假的天数或者晚于法定假期上班的天数作为年休假。
具体操作流程参考：在放假前?30?天，以群发邮件形式向全体员工发送征询?函：
征询函
至?xxx?公司全体员工：
春节假期除法定假期外，公司统一安排年休假?5?天，?如有不同意本项安排的，?3?天内以书面形式?回复公司，不回复的视为同意安排；?放假前正式发送放假通知，?明确春节假期除法定假日外，公司统?一安排年休假?5?天，放假日期自
D.工资发放：
年假期间带薪，企业照常发工资。
(3)?产假及附属假期
***.产检
怀孕?1-6?个月，每个月可享受?1?天假期；
怀孕第?6?和第?7?个月，每个月可享受?1?天假期；
怀孕第?8?个月，每个月可享受?2?天假期；
怀孕?9?个月以上，每个月可享受?4?天假期，其中?2?天包括在预产假中。
B.产假
《女职工劳动保护特别规定》第七条女职工生育享受?98?天产假，其中产前?可以休假?15?天;难产的，增加产假?15?天;生育多胞胎的，每多生育?1?个婴?儿，增加产假?15?天。
女职工怀孕未满?4?个月流产的，享受?15?天产假；怀孕满?4?个月流产的，享?受?42?天产假。
对于产假各地还出台不同的生育奖励假政策，如：??《北京市人口与计划生?育条例》第十八条??机关、企业事业单位、社会团体和其他组织的女职工，按?规定生育的，除享受国家规定的产假外，享受生育奖励假?30?天，其配偶享受陪?产假?15?天。??(+30?天)，广州：奖励?60?天(+60?天)。人事部门需要就用人单?位所在地进一步确定女职工的产假天数。随着生育政策的放开，对于产假会有?新的法规出来，届时注意更新。
C.哺乳假
女员工生育后，在子女满?1?周岁前，将享受每天?1?小时哺乳假(多胞胎?时，每多?1?个孩子增加?1?小时哺乳时长)。
哺乳期时间：?12?个月。
不得安排哺乳期女职工参加高强度劳动(或其他禁止性从事的劳?动)，不得安排加班和夜班。
每班劳动时间有?2?次哺乳时间，每次?30?分钟，多胞胎的每增加一胎增?加?30?分钟。
特别提醒：?
女职工三期(孕期、产期、哺乳期)受到解雇保护，不能解雇。
如果三期女职工劳动合同到期，怎么办？需要将合同延续到特殊情形(三?期)终止之日。
法律依据：劳动合同法?42?条：不得依据?《劳动合同法》?第?40?条、?41?条解?除。
例外情况：
协商一致解除(《劳动合同法》(36?条)；
违纪解除《劳动合同法》(39?条)；
员工辞职。
D.小产假
怀孕未满?4?个月流产的，享受?15?天产假；怀孕满?4?个月流产的，享受?42?天产假。如当地政府有其他规定，则按当地政策执行。
E.陪产假
男员工可以在妻子产假期间享有，休假天数按照当地政策执行。(北京是?15?天，上海是?10?天)
F.薪资待遇发放
企业照发工资(实务当中，女职工的产假待遇，生育险当中有生育津贴会?补贴给用人单位)。
(4)?婚假
***.国家一般性规定
3?天。注意地方性规定，上海、北京+7?天。
B.婚假要求
可在制度中要求，休婚假的员工必须是在本单位工作期间领取结婚证的，?同时可要求婚假必须在领取结婚证?12?个月内休完，过期视为放弃休假。
再婚和初婚一样享受婚假。
C.薪资待遇
企业照发工资。
(5)?病假
***.普通病假
可在公司规章制度中要求员工须提供二甲以上医院证明，并履行书面请假?流程。?北京地区有规定，病假期间工资不低于当地最低工资的?80%。(注意各?地对病假工资的规定，依据各地政策制定)
B.医疗期
C.医疗期期限
以社会工龄+公司司龄确定，具体如下表：
实际工作年限 本单位工作年限(司龄) 医疗期期限 累计计算周期
＜10?年 服务期＜5?年 3?个月 6?个月内
服务期≥5?年 6?个月 12?个月内
≥10?年 服务期＜5?年 6?个月 12?个月内
10?年＞服务期≥5?年 9?个月 15?个月内
15?年＞服务期≥10?年 12?个月 18?个月内
20?年＞服务期≥15?年 18?个月 24?个月内
服务期≥20?年 24?个月 30?个月内
(参考劳部发【1994】479?号，劳部发【1995】236?号，有些地方算法的以地方规定为准：例如?上海劳动者在本单位工作第一年医疗期?3?个月，工作每满?1?年，医疗期增加?1?个月，最长不超
过?24?个月。)
注意：
病休期间，公休、假日和法定节日包括在内。
医疗期计算应从病休第一天开始，累计计算。
医疗期中“月”的天数，按原劳动部规定是按?30?天核算。
医疗期满后，继续留用，或计算周期结束医疗期未满的，自下一次病休起?可重新核定医疗期。
D.医疗期满
员工仍不能从事原工作的，单位可以解除劳动合同(劳动合同法?40?条)?。?解除合同要支付经济补偿。
E.医疗期待遇
不低于最低工资标准的?80%。??(以各地政策为准)
F.医疗期解雇保护
医疗期受到解雇保护。不能解雇，合同到期的合同延续到特殊情形(医疗?期)终止之日。
法律依据：劳动合同法?42?条：不得依据?《劳动合同法》?第?40?条、?41?条解?除。例外情况：
协商一致解除(《劳动合同法》?36?条)；
违纪解除《劳动合同法》(39?条)；
员工辞职。
(6)?事假
***.事假休假原则
事假请假的可先使用带薪年假，年假休完再按事假请假。(可在员工手册?中规定)?。
B.工资发放
事假期间，公司不发工资。
(7)?丧假
***.定义
员工及其配偶的直系或三代内直系亲属去世可请丧假，公司酌情给予?1-3?天丧假。法律规定的亲属范围为父母配偶子女可请丧假，此处用人单位可自行?出于对员工的照拂增加丧假的亲属范围。
B.工资发放
丧假期间，企业照发工资。
2.2员工放假管理
员工休假应当填写《请假申请表》，?经公司审批后方可休假。
(三)???员工工作表现管理
为调动员工工作积极性，对失职员工进行优化，员工入职后，需要就员工?的工作表现进行管理、记录，并通过以下方式进行管理。
1、过失惩罚
人事部门要善用《过失单》记录员工的过失，一方面是留下记录(证????据)，另一方面为用人单位在处理劳动关系时，处于主动的地位。《过失单》?要与《员工手册》配套使用，在《员工手册》制度当中一定要把属于过失行为?尽量列举，并要将过失行为的相应的处罚措施完善，以便在执行的时候具有可?操作性。
2、调岗
2.1调岗的情形
不得从事禁忌性劳动的三期女工;
即将离职的涉密员工；
医疗期满不能从事原工作；
不胜任工作；
订立合同时所依据的客观情况发生重大变化；
企业转产、重大技术革新、经营方式调整。
2.2调岗的应遵循的规则
总体原则是合法、合理、符合程序，具体如下：
调岗要具合理：岗位职责不能跨度很大(例如财务去做销售，出纳去做?保洁，变更工作地点通勤时间增加幅度较大)；
调岗有制度支持：?用人单位必须有调岗的制度或者在劳动合同中约定，?在满足条件下，单位可以调岗，薪随岗定；
要符合程序：?书面通知员工，发出《调岗通知》，要员工签收。调整前?应履行必要的告知和解释义务，做到有理有据；
若是不胜任工作调岗，用人单位还需要有充分的证据证明劳动者不胜任?现有工作岗位?(《岗位说明书》、打卡制度、绩效考核等)；
调岗后的薪资：调岗如果涉及到调薪，通常调整后的岗位薪资下调不能?超过?20%；
2.3员工未到新岗位报到的处理
向员工发送《新岗位返岗通知》；
在《员工手册》中规定新岗位不报道视为旷工，旷工满?xx?日视为严重违?反公司纪律，作为解除劳动合同的基础，向员工发送《解除劳动关系通
。
只要调岗程序性合法，调整的岗位具有合理性，且具有相关的事实支持，?员工不接受调岗的，就可以解除劳动关系，仲裁机构及法院也会尊重单位的用?工自主性。
3、不辞而别员工处理参考流程
3.1制度支持
要在《员工手册》制度中，列明哪种情况属于不辞而别即“拟离职员工未?依据合同约定和法律规定履行提前通知义务，而擅自离开工作岗位的行为”。
3.2处理流程
(1)??《员工手册》要有针对不辞而别员工的制度规定。
(2)?对于不辞别的员工应当要求其限期返岗。
限期返岗通知寄送的特别提醒：?
文件留底：限期返岗通知，复印一份留底；
EMS?邮寄：应当用?EMS?邮寄，邮寄的地址为《地址送达确认书》中所列?的地址，而且在快递单当中物品内容栏载明：《限期返岗通知》?1?份；
底单保存：把?EMS?的底单保存好；
签收情况核实：过段时间要在?EMS?网站查询是否被人签收，并且将签收?的记录打印，到邮局盖章；
拒收处理：如果遭遇拒收，?EMS?被退回，要求快递人员载明退回原因，快?递不要拆封，留作证据使用；
公告送达：如果邮件以及?EMS?都无法送达的，登报公告送达。
(3)?限期未返岗的，再次发送《解除劳动关系通知书》。
EMS?发送步骤操作同上。如果在发送《返岗通知》时是无人签收退回状?态，解除劳动关系通知，可以直接公告送达。
(4)?将《限期返岗通知》《解除劳动关系通知》在其各电子账号中同步发送。
(四)???员工薪资福利管理
1、工资
《关于工资总额组成的规定》?第四条工资总额由以下六个部分组成：
(一)?计时工资、??(二)?计件工资、??(三)?奖金、??(四)?津贴和补贴、
(五)?加班加点工资、??(六)?特殊情况下支付的工资。
1.1实务当中可以参考的工资组成
基本工资+?岗位工资+绩效工资(浮动)?+工龄工资+年终奖(浮动)?+加班?费+其他津贴??
(1)?基本工资
可以参考不低于本市最低工资标准就可以，比如北京市最低月工资标准?2021?年为?2320?元，基本工资不能低于这个数额。
(2)?岗位工资：
依据企业岗位设置不同，岗位工资也不同，但要遵循同一类岗位，高职位?工资应高于低职位工资。
(3)?绩效工资
依据绩效考核规定，对员工本人的月工作或者季度工作进行绩效打分，依?据打分情况发放绩效部分工资。比如绩效满分?10?分，绩效得分?8?分，那么绩效?工资部分就可以拿到?80%。绩效工资，必须要绩效考核制度挂钩，设置绩效工?资栏目的，必须由配套的绩效考核制度。
(4)?工龄工资
是对员工持续为企业工作设置的激励性工资，每工作满一年，就增加一??次。例如，入职满一年工龄工资为?100?元，每满一年涨?100?元，工作满五年以?上的，工龄工资就有?500?元。
在实务当中，如果企业对员工保密性要求高的，可以把工龄工资以保密费?的形式发放，然后逐年递增。
(5)?年终奖
是企业以及本年度经营状况，以及员工的工作表现而设置的奖励。该部分?工资，也必须与年终奖的颁发与考核制度相配套，年终奖原则是向创收成绩优?异的部门倾斜，部门内再依据个体贡献不同有所差别。而且是否有年终奖应当?以公司的书面通知为准。
(6)?加班费
加班费的计算基数*加班时间(扣除调休)?*工资系数=员工当月加班费
加班费的计算基数：在《劳动合同》中约定。
加班时间的确定：依据《加班申请单》批复情况计算。?工资系数：
工作日加班?1.5?倍；
双休日加班?2?倍，休息日加班，如果用人单位调休的，可以不支付加班?费；
法定节假日加班?3?倍，无论调休与否都必须支付加班费。
(7)?其他津贴
餐补、话费补助、交通补助等，依据公司情况而定。
1.2工资支付方式
(1)?工资支付
《工资支付暂行规定》??(劳部发【1994】489)?第六条第三款规定：用人单?位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，?并保存两年以上备查。
《保障农民工工资支付条例》??(中华人民共和国国务院令第?724?号)?第?15?条规定：?用人单位应当按照工资支付周期编制书面工资支付台账，并至少?保存?3?年。
企业可委托银行代发工资。
企业应当制作工资条，工资条记载工资数额、时间、领取者姓名及签字，?并保存?2?年以上备查。农村户口的保存?3?年以上备查。人力资源部门应当编制?好员工工资条后，以邮件形式像员工发送，并限期员工进行回复，如未在限期?内回复，则视为对薪资无异议。
延期支付的法律风险提示：?
第一、可能要支付经济补偿金，员工以拖欠工资的理由提出解除劳动合同?的，可以要求用人单位支付经济补偿金。
第二、可能要加付?50%-100%的赔偿金：拖欠工资后，员工可以向劳动监察?部门投诉，监察部门对用人单位下达“限期整改通知”后，仍不支付的，员工?可以在在仲裁时要求加付?50%-100%的赔偿金。
(2)?社会保障：五险一金
***.用人单位五险一金的缴纳义务
《劳动法》(中华人民共和国主席令第24?号)第七十二条??社会保险基金?按照保险类型确定资金来源，逐步实行社会统筹。用人单位和劳动者必须??依法参加社会保险，缴纳社会保险费。
《社会保险法》??(中华人民共和国主席令第?25?号)?第二条??国家建立基本?养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险等社会保险制
度，保障公民在年老、疾病、工伤、失业、生育等情况下依法从国家和社?会获得物质帮助的权利。
第五十八条??用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经?办机构申请办理社会保险登记。未办理社会保险登记的，由社会保险经办?机构核定其应当缴纳的社会保险费。
第六十条??用人单位应当自行申报、按时足额缴纳社会保险费，非因不可?抗力等法定事由不得缓缴、减免。职工应当缴纳的社会保险费由用人单位?代扣代缴，用人单位应当按月将缴纳社会保险费的明细情况告知本人。
《住房公积金管理条例》(中华人民共和国国务院令第710?号)第十九条?职工个人缴存的住房公积金，由所在单位每月从其工资中代扣代缴。
五险是指基本养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险?等社会保险制度，一金是指住房公积金。?用人单位为员工五险一金的代扣代缴?义务人。
B.不缴纳社会保险的风险：
a)????行政处罚
《社会保险法》(中华人民共和国主席令第?25?号)?第八十四条??用人单位?不办理社会保险登记的，由社会保险行政部门责令限期改正；逾期不改正?的，对用人单位处应缴社会保险费数额一倍以上三倍以下的罚款，对其直?接负责的主管人员和其他直接责任人员处五百元以上三千元以下的罚款。
第八十六条?用人单位未按时足额缴纳社会保险费的，由社会保险费征收机?构责令限期缴纳或者补足，并自欠缴之日起，按日加收万分之五的滞纳
金；逾期仍不缴纳的，由有关行政部门处欠缴数额一倍以上三倍以下的罚?款。
用人单位不办理社会保险登记，经社会保险行政部门责令限期改正逾期未?改正的，用人单位及主管人员面临罚款的法律风险。
用人单位逾期不为劳动者缴纳社保，?需要限期补缴，并可能支付滞纳金；?若限期补缴仍不缴纳的，面临罚款的法律风险。
b)????劳动争议
《劳动合同法?》(中华人民共和国主席令第?73?号)?第三十八条??【劳动?者单方解除劳动合同】用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动?合同：(三)未依法为劳动者缴纳社会保险费的；
用人单位没有为员工缴纳社会保险的，员工因此提出解除劳动合同的，用?人单位应当支付经济补偿金。
c)?????不缴纳住房公积金的法律风险
《住房公积金管理条例》??(中华人民共和国国务院令第710?号)第二十条?单位应当按时、足额缴存住房公积金，不得逾期缴存或者少缴。
第三十七条??违反本条例的规定，单位不办理住房公积金缴存登记或者不?为本单位职工办理住房公积金账户设立手续的，由住房公积金管理中心责?令限期办理；逾期不办理的，处?1?万元以上?5?万元以下的罚款。
住房公积金必须缴纳，?否则用人单位面临罚款风险。
1.3工伤
(1)?工伤申报
只要员工发生疑似工伤情形，用人单位必须要在工伤情形发生?30?天内向?劳动保障部门申请工伤认定。
这种申请工伤认定并不意味着用人单位已经认可员工的受伤情况就是工伤?(注意：一定要在?30?天内申请，申请行为一定要做)。如果没有在?30?天内申?请认定，员工一旦自行通过劳动部门申请工伤认定成功，那么发生工伤至员工?开始申请工伤认定这段时间的费用?(医疗、陪护等)?，就要由用人单位来承??担。
(2)?工伤认定情形
***.????三工：工作时间、工作地点、因工作原因受到事故伤害的；
B.????工作场所因从事准备性或收尾性工作受到事故伤害的；
C.????工作时间工作场所履职受到暴力伤害的；
D.????职业病：卫计委的职业病目录；
E.?????因公外出，因工作原因受到伤害或发生事故下落不明的；
F.????上下班途中非主要责任交通或轨道、客轮、火车事故
G.????其他视同工伤的情形：
工作时间和工作岗位，突发疾病死亡，或者在?48?小时内经抢救无效死亡?的；
在抢险救灾等维护国家利益、公共利益活动中受到伤害的；
职工原在军队服役，因战因公负伤，已取得革命伤残军人证，到用人单位?后旧伤复发的；
(3)?工伤待遇
只要单位依法缴纳了工伤保险，员工被认定为工伤就可以享受工伤待遇?(生活护理、住院补助、医疗费、辅助器具费等)。
(4)?工伤解雇保护
《工伤保险条例》第三十三条??职工因工作遭受事故伤害或者患职业病需?要暂停工作接受工伤医疗的，在停工留薪期内，原工资福利待遇不变，由?所在单位按月支付。停工留薪期一般不超过?12?个月。伤情严重或者情况特?殊，经设区的市级劳动能力鉴定委员会确认，可以适当延长，但延长不得?超过?12?个月。工伤职工评定伤残等级后，停发原待遇，按照本章的有关规?定享受伤残待遇。工伤职工在停工留薪期满后仍需治疗的，继续享受工伤?医疗待遇。
工伤停工留薪期受到解雇保护，不能解雇。
***.????停工留薪期满，劳动合同期满，可以解除吗？
劳动合同期满，且不是《劳动合同法》?42?条情况的(解雇保护人群)的：
●?1-4?级伤残
............试读结束............
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