机关公文格式调研报告

机关公文格式调研报告
    公文格式规范化,是办公自动化的客观要求,也是充分发挥公文作用,维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式,不仅有利于公文的撰拟和制作,也有利于公文的处理和管理,对于归档和查阅利用也具有积极作用。2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发〔2012〕14号),对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求,对规范公文格式,提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做,存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,严重影响了公文的严肃性、公正性,影响了公文的质量和效能,因此,必须引起高度重视。
    一、公文格式中常出现的不规范现象
    (一)发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义,一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《条例》规定,“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中,有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用,致使文号太长。联合行文时,出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“”括入,而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体,有的用小3号有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即不编为001)、不加“第”字的规定,出现“x发【x】OOx发”、“x发【x】第x号”等不规范格式。
    (二)公文标题不规范。按照《条例》规定:“公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。”“有些单位不规范的做法是:一是标题中标明发文机关;二是标题滥用符号。标题中使用了多种标点符号,较多的是使用逗号、顿号和书名号等。
    (三)引用文号不规范。《条例》规定:“引用公文应当先引标题,后引发文字号”。按要求,引有公文一是要准确,不能随意简化;二是要完整。并注意排列顺序。但有些单位公文中,将其前后倒置。有的先引文号后引标题,有的只引文号不引标题,有的只引标题不引文号。书写使用应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入,以标注的形式出现。例如,“据x办发【20x】12号文《关于x的通知》”,其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为“据《关于x的通知》(x办发【20x】12号)”。
    (四)结构层次序数使用不规范。依照《条例》第二十五条第(九)项规定:“公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。“规范的结构层次序数要求,第一层为“一、”,第二层为“(二)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”而在使用中常出现的问题:一是层次顺序颠倒,即下位序数与上位序数倒置。二是层次跳成(一)、“1、”等。
    (五)成文日期标识不规范。常出现的问题:一是未有汉字将年、月、日标全,使用阿拉伯数字表达年份,如把成文日期标成“2ox”年2月1日”,或把“O”写为“0”或“零”,或将“二五年”写成“x年”等。三是标注位置太低或太高,以至于印章距正文太远或盖压正文。四是把拟文日期作为成文日期。五是把修改日期或送签日期作为成文日期。六是联合行文以主办机关签发日期作为成文日期。
(六)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证,必须规范使用,便常出现不规范现象;一是不加盖印章。按规定,行政公文除会议纪要外,必须加盖印章,而有的正式公文就不盖印。二是印章盖得不符合要求,有的歪斜,有的盖在正文上。三是印章未居中下压成文时间,盖印距正文太远。四是在单一机关制发的公文落款处署制发机关名称,并把印章盖在公文制发机关名称的位置上

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