写好汇报材料的诀窍
——在业务技能培训班上的授课提纲
同志们：
非常荣幸有这样一个机会能和大家面对面地交流关于公文写作方面的业务知识。我到机关工作已经将近二十个年头了，岗位换了多个，无论身处哪个位置，都是从事与文字有关的工作。回望来时路，是这支笔让我得到了党组织和群众的认可，走上了今天的领导岗位。所以，今天我来也是给大家加油打气来的，在做的都是各大单位的笔杆子，文字工作的苦累艰辛大家都深有体会，从事这个工作虽然苦点累点，但我相信付出一定有回报，同时也希望大家不要太功利，干一项工作不要急于看到收益，只要踏实工作，把每一项任务完成好，一定会有一个好的结果。言归正传吧，今天我给大家专题讲一讲汇报材料的写法。
总的来讲，汇报材料是机关应用材料中使用频率较高的一种文体，因为下级向上级领导当面汇报情况，是各级领导和机关一项经常性的工作。有时，它只是把打算汇报的要点按顺序写出来，是“提纲”式的；有时则要写出较为详细的内容，甚至还要将汇报的内容打印成材料，在汇报前呈送给听汇报的领导阅读，使其对汇报的内容事先有所了解，达到更好的听取效果。少数汇报材料在向领导汇报之后，根据领导者的意见加以修改、充实，成为正式文件，以批转形式下发有关单位参考或执行。
一、汇报材料的作用
这部分就简单讲一讲，汇报是汇报人向上级领导汇报工作及情况的依据，是反映调查研究成果的凭证，是总结重要会议内容的“脚本”，随着中央强调领导干部要深入第一线，掌握第一手材料的指示的贯彻，上级领导到下属单位调查情况的频率增多了，汇报的次数也增加了，因此要的汇报材料也就频繁了，要求也更高了。作为下属单位的领导而言，写好汇报材料，搞好工作汇报，它能够得到上级的有效指导，能够更加清醒地看待自己，能够使今后工作减少失误。为什么这样讲？因为上级领导对某一单位的初步印象很大程度上来自工作汇报。上级领导，尤其是没有直接领导关系、高出好多层的领导，在深入基层掌握第一手材料，产生的第一印象，很多要来自听取所在单位的第一次汇报。特别是领导巡视，因时间安排的紧，见一下面，听一下汇报就离开了，在这种情况下，当面的汇报更显得重要。这并不是说不靠干工作光靠汇报，或者是在汇报材料中搞什么名堂。而是说在单位认真抓了落实，也都如实反映的前提下，工作汇报材料搞的如何是非常重要的。用机关的话来讲，一个汇报材料质量的高低，可以从多个角度反映一个单位的实际工作状况和领导干部的能力水平，具体讲就是：汇报材料得体不得体，反映一个单位或个人把握宏观情况的能力强不强；汇报材料深刻不深刻，反映一个单位或个人认识事物的水平高不高；汇报材料准确不准确，反映一个单位或个人思想作风、工作作风扎实不扎实；汇报材料丰满不丰满，反映一个单位或个人的工作实绩是大还是小。
二、汇报材料的特点
讲求真实、简练，这是汇报材料和其它材料共同具有的特点。除此而外，汇报材料与其它文体材料相比较，在写作的思考和追求质量上还需要把握这样几个特点：
（一）汇报基调是“下对上”。各种文体材料，都是表达领导和被领导之间关系的材料。从成文角度和表达走向来看，主要分为三种：一是“上对下”。比如领导讲话、工作总结报告、工作讲评材料。二是“下对上”，如情况反映、请示报告材料，工作汇报材料是属于这一类。三是”平对平”，指为合作办某件事与兄弟单位之间的协商公函、领导到平行单位参加有关场合的贺词和讲话。把握材料写作的角度和表达基调，是一个很重要的问题。不然的话，就会混淆几种交流关系文体的界限，搞出四不像的材料来。有个单位曾经出过这样的事。单位领导为了迎接高层次领导来视察。很重视组织力量准备汇报材料。其中有一位机关干部自告奋勇执笔拉初稿，很快就搞出来了。他还向领导说：这次材料好搞，咱们单位刚刚开过工作总结会。把材料搬过来就是了。结果领导看了，感到从角度到语气都不对头，造成材料连夜翻工。原因就是没有掌握住汇报材料是“下对上”的交流特点。
准确掌握工作汇报的“下对上”的交流特点，不是为了对付一次领导检查的汇报，而是它本身在领导角色中就应承担的一种责任和应持有的一种态度。说是一种责任，就是说，作为一级领导，它既有教育指导下级的责任，又同时具有对上级要听取指示，汇报贯彻执行情况的职责。作为领导干部把握了这—点，他就会自觉把工作汇报当作一种本职工作任务来认真完成。起草汇报材料的人员如果能把握这一点，就能在材料中把握准表达的角度和基调。说它是一种态度，这种“下对上”，就是把握住领导听取汇报的目是为了准确掌握下情，指导工作，为制定决策找准依据。那么作为下级就应该如实的、深刻的提供情况。把握准这种态度，就会激起准备材料的责任感和对质量的高追求，就不会出现因图表扬而报假情况、为对付检查汇报的好而经不起核实的情况。
（二）思想内容求“价值反馈”。作为上级领导(层次越高的领导越明显)的工作思路的展开和进行，一般呈现这样的轨迹：发出指示、部署任务——了解情况——针对问题深入抓落实——总结讲评工作，再进入下一循环过程。而作为下级来说，他们的工作思考和展开也形成一种对应的轨迹：听取指示——抓贯彻落实——汇报反映执行情况——根据上级新的指示深入抓落实——听取上级讲评。从信息原理来分析，上下级之间有一个阶段，就是“了解情况”和“汇报反映情况”，它是信息交流供求关系最密切的阶段。所以，作为一级领导对上的工作汇报是他向上级反馈信息的过程。这种反馈是应上级领导为指导工作开展而对下级信息的急需。这种对信息的反馈和需求虽然来自两个方面，但他们都有一个对信息质量的共同要求，那就是具有重要的价值。上级需要有价值的信息，去修正自己的工作思路，去完善工作设计和方案，去有效地指导面上工作的开展。这就决定了下级对上级反馈的信息不是以数量多为标准，而是要以价值量之高来引起领导重视。因而，我们在准备给上级汇报的材料中，很重要的一个问题就是要考虑：我们的汇报能否为上级提供有参阅价值的情况和材料。只有这样去想去做，才能有效地提高工作汇报材料的质量。
（三）表现形式重展现“亮点”。作为一级领导和机关在材料准备、汇报，直至汇报后，都比较关心的一个问题是，我们的汇报能不能使本单位的工作得到上级领导的认可和肯定。这样说，是因为情况汇报是工作实际的反映（这里当然不包括那种工作做的不好，却喜欢在汇报上临阵磨枪做文章、搞水货)，领导对汇报材料的满意也就是对我们单位实际工作的认可和肯定。把握住这种效果标准，就会产生两方面的积极作用：一是使领导和机关人员在研究准备材料中认真思考能不能如实、准确地反映单位工作的实际情况。尤其是工作开展得比较突出的单位，机关人员就会产生一种压力：本单位的先进典型和经验如果反映不上去，或者反映的不深刻，那就怪我们的水平低了。促使他们去认真调查，反复提炼，几易其稿，直到满意为止。二是产生一种责任感。正像一名机关干部对自己准备汇报材料时的心情时表达的那样：上级领导来检查，上上下下都想得到上级领导对本单位工作的肯定。大家辛辛苦苦干了那么多工作，又不能人人都去汇报，只有通过我们的笔和材料，为他们代言。如果不反复认真的去研究和起草，收不到“被认可”的效果，我们将感到愧对“江东父老”。
三、汇报材料的写作要领
在讲它的要领之前，先分析一下当前一些单位在口头汇报以及汇报材料写作中的问题，以便有针对性地研究一些问题。
（一）工作汇报材料中常见的问题。听完同一内容、同一件事的汇报，有的给人感觉这个单位不仅工作做得好，而且这里的领导干部思路清、有思想、有见地、有水平；相反，对有的单位感到工作做得不错，但没有讲出来，汇报者水平一般，这里除了与汇报者本身的思想认识水平或表达能力有一定的联系外，很大程度上与汇报材料准备得不充分、不精当有着直接的关系。常见的问题有：
散：主题不突出，上级本来是想了解某一方面的工作，他却事无巨细，面面俱到，而且汇报的内容多半是工作过程与事例的堆积，没有用主线来串引。
偏：汇报中对听汇报的对象认识不清、把握不准，重点应该讲什么，不应该讲什么，以及讲的内容是否符合汇报的主题，心中无数，因此过多过细地讲了与主题无关或关系不大的话。
乱：想到哪里，讲到哪里，边想边讲或者是边讲边想。结果是往往是这个问题没有讲完，又讲到另一个问题上去了，或者又讲回到原来的题目上，甚至滔滔不绝讲半天，自己也说不清楚究竟表达了一个什么思想。
空：不是紧紧把握住本单位的特色汇报，而是大话、套话、空话连篇。
浅：对工作过程和典型事例缺少分析、提炼，往往是就事论事。
假：不实事求是地反映情况，不客观公正地评价工作，而有意掺水、拔高，把点上的成绩说成面上的成就，把个别的进步讲成是普遍提高，甚至把工作设想说成是已做的工作等等。
为什么在汇报中会出现这样的问题，如果从汇报材料方面来寻找原因，大概有以下一些方面。
一是缺乏对汇报针对性的研究。出现了一稿对多层、多人的现象。就是不管是哪层、哪位领导来，需要听什么，我都是这“一堆”材料。
二是混淆了工作汇报材料同本单位工作总结的界限，出现了照搬工作总结现成材料的现象，造成“以上对下”和“以下对上”的领导角色错位。
三是面面俱到。认为汇报的内容是“韩信点兵——多多益善”，重点的内容被淹没在其中，缺乏本单位工作的特色。
四是长而空。动不动就是洋洋万言，空话和套话多，造成担任汇报的领导当场删简难办，影响了汇报效果。甚至有的时候，出现听汇报的领导实在听不下去了，当场勒令“放下稿子，用自己的话表达”的尴尬局面。
五是汇报材料中缺乏典型的人和事，不能给人留下深刻的印象。
（二）汇报材料的具体写作要领。汇报材料起草的要领是多方面的，除常讲的要真实、准确，要坚持两分法等，这里主要研究一下怎样在汇报这种被动式交谈中，充分发挥主观能动性的角度讲几点要领。
（1）认真对听取汇报对象进行研究，按照对方的需求，主动搞好材料的准备。领导要来本单位听取汇报，有关机关会事先通知。但有时也会很突然，甚至让人措手不及，从这个角度来讲，搞工作汇报材料的起草属于被动性的。但是作为机关人员，要掌握准备材料的主动权，找准针对性，还是有可能办到的。这里首先一个问题要弄清听汇报的领导是第一次，还是好几次来单位；他来的目的和任务是初次见面，还是检查工作，或者是搞调研；听取汇报是全面性还是专题性。更细一点还要搞清楚他这一次听汇报，按顺序排本单位是第几家。还要研究领导，他在听取汇报、检查工作上有什么特点，以及他关注问题的兴趣和心理特征。这样才能准确地把握好工作汇报材料的思路、重点和语言的不同表达方式。我们下基层调查研究时，有一位基层同志向我们介绍了他的一次体会。他说：有一次，接到上级通知，有一位领导要来单位检查，并讲了要听取主要领导的汇报。我们了解到这位XXX在到我们单位之前，已经在七八个单位搞过调查。我们向兄弟单位了解，搞清了他这次调查研究的重点是XX等问题。而且还了解到他最不喜欢长汇报，有喜欢边汇报边插话提问的特点。我们根据这些情况，又重新把这位XXX近些时期来所作的重要指示集中进行学习研究。从我们单位重点是XX的情况出发，重点研究如何反映搞好XXX方面的工作实际：然后整出了12页纸的简短汇报材料。在汇报中，当我们汇报到认真贯彻XX的指示时，着重讲了XX等方面的情况和体会。XXX听了很满意，作了大段插话。鼓励说：你们是XX。你们的做法和体会对各单位都有指导性。在总结这次材料准备的体会时，参与起草的同志都深深感到：写好工作汇报材料不仅仅是个文字表达问题，它要有对上级和下级负责的高度一致性，不断深化对上级指示的理解，才能把汇报的针对性和重点把握准。
（2）突破“面面俱到”的习惯，抓住重点，点面结合。领导，尤其是高层领导能来本单位检查和指导工作，真是多年不遇。抓住这个机会，想让领导多了解些本单位的情况，心情是可以理解的。但是面面俱到会导致泛泛地汇报，不能集中而有特色的反映本单位实际情况．反而造成不好的印象。
造成面面俱到的原因有两个：一是对本单位平行的几大项工作都想提到，不然漏了哪一项，怕分管的领导有意见。二是过分讲求工作程序化的东西，而忽视了表达工作的深度内容。一讲到对上级某次会议的贯彻和某项工作的开展，都是清一色的从党委重视讲
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